Thông tin ngày nay đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống của chúng ta. Để đáp ứng yêu cầu liên lạc, chúng ta bắt buộc phải đăng ký sử dụng các thuê bao của nhà cung cấp dịch vụ viễn thông(Bưu Điện …). Đối với một cơ quan hay nhà máy, để đáp ứng nhu cầu liên lạc giữa các phòng ban, các phân xưởng, chúng ta thường làm theo cách là đăng ký thuê bao trực tiếp từ nhà cung cấp viễn thông để đáp ứng các nhu cầu liên lạc.

Khi sử dụng một số lượng lớn đường thuê bao trực tiếp này, sẽ nẩy sinh các vấn đề như: chi phí thuê bao hàng tháng phải trả rất lớn, việc khai thác sử dụng không hiệu quả không đúng mục đích sẽ gây thất thoát, việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong cùng cơ quan không linh hoạt mà vẫn phải trả tiền cước, gây phiền toái cho khách hàng khi giao dịch vì phải nhớ nhiều số điện thoại của các phòng ban…vv.

Để giải quyết các vấn đề trên, chúng ta sử dụng một hệ thống thông tin liên lạc gọi là Tổng đài nội bộ (PABX). Hệ thống tổng đài cung cấp các máy thuê bao cho các kết nối tới các phong ban, các bộ phận và các kết nôi tới các đường thuê bao của nhà cung cấp dịch vụ viễn thông. Việc sử dụng Tổng đài đem lại những tiện ích như: sử dụng một số ít đường thuê bao từ Bưu điện, giảm chi phí đáng kể trong việc đắng ký thuê bao mới từ Bưu điện, việc trao đổi thông tin giữa các phong ban trong cơ quan mà không phải trả chi phí, liên lạc với bên ngoài qua nhóm đường thuê bao chung tới bất kỳ số máy cần gọi...vv.

Với những chức năng ưu việt cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kỹ thuật và sự trợ giúp của máy tính, những hệ thống tổng đài thông minh đã và đang ứng dụng ở mọi nơi nhằm kiểm soát chặt chẽ các cuộc gọi vào, ra, tiết kiệm nhân công trực tổng đài cũng như giảm cước phí bưu điện đến mức thấp nhất.

Mục đích đầu tư lắp đặt hệ thống tổng đài

Hệ thống điện thoại trong tòa nhà bao gồm hệ thống cáp và thiết bị tổng đài.

   Giải pháp cho hệ thống cáp

  Giải pháp công nghệ.

Tổng đài phải là thế hệ chuyển mạch điện tử tiên tiến với cấu trúc Module hóa, vi sử lý không tập trung, Vì vậy việc nâng cấp mở rộng rất dễ dàng, ngoài ra kích cỡ thiết bị cũng như việc tiêu thụ năng lượng cũng giảm đi đáng kể đối với các hệ thống tổng đài dùng công nghệ chuyển mạch cơ điện.

Với công nghệ phát triển hiện nay, các tổng đài được thiết kế dựa trên cơ sở sự kết hợp của chuyển mạch kênh và chuyển mạch gói, cho phép truyền thông tin với các dịch vụ thoại, dữ liệu và hình ảnh. Tổng đài được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu của các doanh nghiệp, cơ quan trong việc khai thác và quản trị thông tin cho nhu cầu hiện tại và tương lai.

Các phần mềm của tổng đài ngày nay được ứng dụng hoạt động trên nền hệ điều hành Window, UNIX, đồng thời cho phép dễ dàng mở rộng cấu hình của hệ thống (tăng số module thuê bao hoặc tổng đài phụ) bằng các giao tiếp kết nối đơn giản như: cáp đồng, cáp quang, IP,... Điều này cho phép quản lý dễ dàng hệ thống của tổng đài ở khắp mọi nơi trong mạng và quản lý thông qua Web (Web-based Management).

Tổng đài điện tử hiện nay đang được sử dụng trên toàn mạng Viễn thông quốc tế cũng như mạng Viễn thông Việt nam. Nó luôn được đề cập đến như một phương tiện trong việc phục vụ cho hiện đại hoá công nghệ thông tin phục vụ con người về nhu cầu sản xuất, sinh hoạt  học tập và thương mại như thương mại điện tử. Lý do là nó đáp ứng chất lượng thông tin do ứng dụng xử lý thông tin dùng kỹ thuật số nên không còn ảnh hưởng của nhiễu, tạp âm.